jueves, 29 de abril de 2010

Pasos Para Crear Un Informe


Pasos para crear un informe

Un informe es otra modalidad de presentación de los datos, que puede enviarse a la pantalla y imprimirse .

Como Crear un informe:
1. Una vez abierta la tabla o consulta en Microsoft Access 2007 procedemos a crear un informe, el cual se encuentra en la seccion de Informes en la pestaña crear de la Barra de Herramientas.


2. Pulse en Nuevo, para acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe.

3. Seleccione uno de los siguientes asistentes para conseguir la creación automática del informe.· Autoinforme en columnas. Cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a su izquierda.· Autoinforme: tabular. Los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.


4. Selecciones en la lista de la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe


5. Pulse en Aceptar.

Access aplicará el último autoformato utilizado en la creación de informes. Si todavía no ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni ha usado la orden Autoformato en el menú Formato, Access utilizará el autoformato estándar.También se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana Base de datos.· Elija Autoinforme en el menú insertar, o en la lista emergente que aparece al pulsar en la flecha del botón Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.Los informes creados con este método sólo constan de registros de detalle, y no incluyen encabezado de informe ni encabezado de página ni pie de página.

CREAR UN INFORME CON EL ASISTECREAR UN INFORME
1. Primero haz clic en la opción de Asistente para Informes tal y como se muestra en la imagen anterior. Luego de ello, aparecera la primera ventana del Asistente así:
Asistente para informes

2. En la ventana que aparece, se nos pide Introducir los campos que se van a incluir en el Informe. Para lo cual seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomaran los datos, lo cual se puede ver en el cuadro Tablas/Consultas siendo asi el rigen del Informe. Si lo que se desea es sacar la informacion de varias tablas, se recomienda crear una consulta anteriormente para tener acceso a esa informacion, para que de este modo se pueda elegir como origen del Informe dicha Consulta.
3. Despues de haber elegido la Tabla o Consulta, en el cuadro Campos Disponibles: podemos ver los campos que se encuentran descritos en dicha tabla, cuando hayan aparecido los campos de la tabla, procedemos a seleccionar el campo que deseemos, haciendo click sobre este, luego procedemos a hacer un click sobre el boton ">", o también haciendo doble clic sobre el campo seleccionado. Una vez hecha esta operación el campo seleccionado y agregado aparecerá en el cuadro Campos Seleccionados: Si surge alguna equiivocación solamente basta con hacer clic sobre el botón "<" y el campo desaparecera del Cuadro Campos seleccionados:. Si lo que queremos es agregar todos los datos de la tabla se puede hacer con solo oprimir el boton ">>" o quitándolos con el botón "<<". 4. Luego de haber hecho este procedimiento hacemos click sobre la opción siguiente >, y nos aparecerá la siguiente ventan

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jueves, 22 de abril de 2010

básicos que presenta Access 2007



BASE DE DATOS

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales. Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.Un registro está formado por el conjunto de información en particular.Un dato es la intersección entre un campo y un registro.



ACCESS 2007

A continuación tendremos dos formas básicas de iniciar Access 2007:


Para crear una nueva base de datos debemos

1. Desde el botón inicio de nuestra computadora, el cual está ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla, nos ubicamos con el cursor y hacemos clic se desplegará el menú de inicio y nos ubicamos sobre la carpeta de programas, en la cual aparecerá una lista con los programas que se encuentran instalados en tu computadora, busca la carpeta de Microsoft office haz clic en ella y a continuación clic en Microsoft Access 2007, lo cual iniciará el programa.

2. Si tienes un acceso directo a Microsoft Access en el escritorio de tu computadora haz clic en él para iniciar el programa.



Para cerrar Access 2007, es posible utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

a. Haciendo clic en el botón cerrar del programa. "X".

b. Pulsando el comando o convinación de teclas ALT+F4.

c. Hacer clic sobre el botón de office y pulsando sobre la opción Salir de Access.

Arrancar y cerrar Access 2007

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre el programa, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar oMicrosoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el prgrama. Desde el icono de Access 2007 del escritorio .


Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.



La pantalla inicial



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Crear Paso A Paso Tablas


LAS TABLAS DE DATOS

1. Para crear una Tabla de Datos debemos empezar por hacer clic en la pestaña crear de la barra de herramientas para poder tener acceso a las opciones de ésta. En el marco que aparece de tablas podremos seleccionar estas opciones:





2. El botón tabla abre la opción de vista de hoja de datos, la cual consiste en introducir directamente los datos que deseamos en la tabla y según el valor que se haya introducido en la columna se determinará el tipo de datos que tendrá la columna.
3. Vista diseño permite dar la opción de visualizar el diseño de la tabla.

4. Plantillas de tabla, permite crear una tabla mediante un listado predefinido en Access, solo bastará con seleccionar la que deseemos, y se abrira el estilo seleccionado y solo tendremos que ingresar los datos.

CREACIÓN DE UNA TABLA DE DATOS

1. Creando una Tabla en vista de diseño, mediante este método definiremos la estructura de la tabla, es decir, definir las columnas y otras consagraciones. Otra forma de acceder a la vista de diseño es seleccionándola desde la pestaña Hoja de datos de la barra de herramientas, o al hacer clic en el botón vista de diseño de la barra de estado: Aparecerá la vista de diseño de la tabla:


En la pestaña podemos observar el nombre de la tabla si no se ha asignado Access asigna uno por defecto denominado Tabla 1.






















A continuación aparece la rejilla donde definiremos las columnas que harán parte de la tabla, se utiliza una línea para determinar cada columna, es así como en la primera línea o fila de la rejilla se definirá la primera columna de la tabla y así sucesiva mente. En la parte inferior izquierda podemos ver dos pestañas (General y Búsqueda) las cuales definen las propiedades del campo, que son las características adicionales de la columna que se está creando. Y a la derecha podemos observar un recuadro con un texto de ayuda el cual nos indica lo que tenemos que hacer.


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campos


Propiedad de los campos
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características, las cuales proporcionan un control adicional sobre la forma en la cual funciona el campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de la tabla cuando tenemos un campo anteriormente seleccionado.



PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:


Para proporcionar más espacio en el que escribir o modificar el valor de una propiedad en el cuadro de la misma, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si está especificando una máscara de entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda para crearla, haga clic en junto al cuadro de la propiedad a fin de mostrar la herramienta generador adecuada.
Para conseguir un rendimiento óptimo, especifique siempre el Tamaño del campo más pequeño que sea.

Tamaño de los campos

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo, esta última pestaña.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.




Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

http://www.aulaclic.es/access2007/comunes/orangeball.gif Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.




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miércoles, 21 de abril de 2010

Relaciones

Pasos para crear relaciones
La Relación se define como una asociación establecida entre campos comunes de dos tablas, en la que se pueden combinar información de varias tablas, por medio de campos comunes.

Te mostrare los pasos fáciles para crear un relación


haga clic en el icono de Relaciones que se encuentra en la barra de Herramientas o se puede activar desde el menú Herramientas y la Opción Relaciones
2.Agregue a la ventana Relaciones, las tablas que se van a relacionar.

- Active el menú Relaciones

- Se activa un ventana que mostrara las tablas a escoger

3.Seleccione la tabla

- Haga clic en botón agregar

También se puede realizar desde la barra de herramientas, un botón llamado Mostrar Tabla para que presente la ventana Relaciones entre Tablas

arrastre el campo clave principal de una Tabla hacia el campo (principal o externa) de la otra tabla, dependiendo del tipo de relación. De esta manera se realiza el enlace entre ambas.


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martes, 20 de abril de 2010

creación de consultas

Las consultas


Las consultas son objetos de una base de datos que permiten recuperar datos e información de una tabla,modificarlos e incluso almacenar el resultado de la consulta en otra tabla.



CREACIÓN DE UNA CONSULTA
Para la creación de una consulta, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentre la tabla de la cual se tendrá la consulta que se va a crear. Procedemos a hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña crear de la barra de herramientas:




2. También tenemos la posibilidad de utilizar el asistente para consultas que se puede apreciar en la imagen anterior para crear una consulta guiada. Al hacer clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. El Asistente para consultas sencillas nos permite crear una consulta de selección sencilla tal cual esta descrito anteriormente. Los demás asistentes nos permiten crear tipos especiales de consulta.



4. Por medio de la opción Diseño de consulta podemos hacer la creación de una consulta, al entrar en la vista Diseño de consulta, se presenta una ventana la cual pide las tablas de las cuales se crearán los datos de las consultas. Con un cuadro de dialogo así:



5. Seleccionamos la tabla de la cual se quieren sacar los datos y procedemos a hacer clic sobre el botón Agregar. Si lo que deseamos es sacar los datos de varias tablas procedemos a agregar de la misma forma el resto de tablas que dispongamos.
6. Finalmente hacemos clic sobre el botón cerrar y aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas así:


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Crear y editar formularios


Pasos para crear formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla.
En este momento te mostrare una imagen donde podrás ver como crear y editar un formulario


Para crear un Formulario tenemos varias opciones: podemos acceder a todas ellas desde la pestaña crear ubicada en la barra de herramientas de nuestra tabla o consulta.

Diseño de un formulario

Con esta opción tendremos un formulario en blanco en la vista de diseño, en la cual con posterioridad se va agregando la información que deseamos que aparezca en este. No es recomendable el uso de esta opción por lo cual se aconseja utilizar el asistente para que una vez creado el formulario se pueda modificar según nuestras necesidades.

También existe un asistente de formulario


Con esta opción podemos acceder a un asistente o guía el cual nos va guiando paso por paso en la creación de un Formulario.


FORMULARIOS

Con la opción Formulario creamos automáticamente un nuevo Formulario el cual contiene todos los datos de la tabla o consulta que seleccionamos en el panel de Exploración con anterioridad.

Gráficos dinámicos

Al dar clic sobre este icono se abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos.


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